Dotaz:
Jsme správní firma, která vede účetnictví pro společenství vlastníků a bytová družstva. Máme dotaz v rámci následujícího:
1) Jak je to s vedením účetnictví pro tyto subjekty? Lze účetnictví vést pouze v elektronické podobě, nebo musí být faktury vytištěny a uloženy?
2) Pak bych navázal i na naší společnost s.r.o., zda musíme tisknou doklady v rámci účta, nebo je dostačující elektronická evidence?
3) Pokud lze vést pouze elektronicky, jaké jsou podmínky pro oba případy výše?
4) Jak v případě elektronické evidence, pokud je možná, probíhá kontrola ze strany státní správy?
Odpověď:
Nejprve obecně k formě vedení účetnictví (otázky č. 1, č. 2 a č. 3).
Účetní jednotky vedou účetnictví jako soustavu účetních záznamů, a mohou přitom použít technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví musí účetní jednotky zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy.
Účetní záznam může mít listinnou, technickou nebo smíšenou formu. Pro účely zákona o účetnictví se považuje za formu
- listinnou účetní záznam provedený na analogový nosič rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný
- technickou účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem nespadajícím pod odrážku výše, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný
- smíšenou účetní záznam v listinné formě obsahující též informace v technické formě pro fyzickou osobu nečitelné, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Na všechny formy účetního záznamu se, nestanoví-li zákon o účetnictví výslovně jinak, pohlíží stejně. Účetní jednotka je povinna disponovat účetními záznamy, kterými dokládá formu vedení účetnictví.
Převod účetního záznamu z jedné formy do jiné formy účetní jednotka může provést, nicméně tímto převodem vzniká nový účetní záznam. Účetní jednotka má povinnost zajistit, aby obsah účetního záznamu v nové formě byl shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě. Splnění této povinnosti se má za prokázané, jestliže účetní jednotka disponuje účetním záznamem v původní i nové formě a jejich obsah je shodný, nicméně splnění uvedené povinnosti je možné prokázat i jiným způsobem, který nezpochybní žádná z osob, které s převedeným záznamem pracují.
Účetní záznam v technické nebo smíšené formě musí být ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následnou čitelnost pro fyzickou osobu. Není-li účetní jednotka schopna tuto podmínku zajistit, převede takové…
